assistant(e) de direction /CCI Formation

La CCI de Grenoble recrute pour son établissement CCI Formation un(e) assistant(e) de Direction.

Sous l’autorité de la Direction de Cci Formation, il (elle) est chargé(e)d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les partenaires, les clients, les fournisseurs, les financeurs, ainsi qu’avec les autres services de la CCI de Grenoble et des réseaux CCI régionaux et nationaux.

Ses  missions :

Assistanat de Direction :

 - Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre

- Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution

- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, mise en forme de documents (tableau, graphique, présentation power point)

- Réalisation des reporting quantitatifs et qualitatifs et dans le respect des délais, 

- Organisation et mise à jour des dossiers électroniques, du classement de manière adéquate et de l’archivage

- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu

- Assure les tâches quotidiennes d’assistanat (courrier, suivi de la boite contact CCIF…) ; gestion de l'agenda et des flux de documents

- Organisation et préparation des déplacements, des réunions et des rendez-vous

Visibilité de l’offre de formation CCI Formation :

- Organisation du traitement et de la diffusion des informations en lien avec le service Communication de la CCI G.

- Participe au processus de conception et de promotion des catalogues de l’offre de formation annuelle de CCI Formation.

- Mets à jour les bases de données internes et externes de promotion de l’offre de CCI Formation (sites internet, base EDOF, base REGION OFELLI, base KAIROS, base FRANCE COMPETENCES…)

-  Coordination et mise en œuvre des actions de promotion de CCI Formation ((E-mailing clients, E-mailing formateurs, participation au suivi du plan de communication annuel…)

Appuis et relais internes :

- Relais administratif auprès de la Direction Générale de la CCIG (signature convention, signature des documents légaux OPCO, AO formation…)

- Relais Direction Financière et Direction Ressources Humaines concernant les activités de Cci Formation en relais et en lien avec les services concernés. 

- Gestion des locations de salles CCI Formation en lien avec la Direction Financière

- Entretien des relations avec les assistantes et collaborateurs des autres directions CCI Grenoble, CCI Régionale et CCI France dans le cadre des missions transverses inhérentes à l’activité de Cci Formation.

- Appui opérationnel aux équipes commerciales et pédagogiques (Veille AO sur les plateformes, revue documentaires, organisation d’évènements, référente administratif EDOF ,référente administrative OPCO, Plateforme E-attestation…)

De niveau Bac + 3 minimum en assistanat de Gestion PME ou assistanat de manager.

Maîtrise des outils de bureautique et numérique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Internet, Réseaux sociaux

Une expérience de 5 ans minimum est exigée en assistanat de Direction.

Une connaissance de l’environnement de la formation professionnelle serait un plus.

Disponibilité demandée lors des pics d’activités.

Soft skills : rigueur, autonomie, sens du relation et du travail en équipe.